La normativa vigente sottopone il commercio di documenti storici alla vigilanza delle Soprintendenze archivistiche, che possono avvalersi della collaborazione del Comando Carabinieri Tutela Patrimonio Culturale.

Sono vietati l’alienazione, la vendita o il commercio di documenti di natura pubblica e di archivi privati sottoposti a tutela.
I documenti delle persone giuridiche private senza fine di lucro, compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti, non possono essere venduti senza preventiva autorizzazione (art. 56), anche in assenza di una dichiarazione di interesse storico.

Qualora i documenti pubblici o comunque tutelati ai sensi del d.lgs. n. 42/2004 siano stati illecitamente alienati, sottratti o estratti dal loro archivio, gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sono giuridicamente nulli (art. 164). La vendita o il commercio di documenti privati è consentita nei limiti e con le procedure previsti dagli artt. 59-63 del d.lgs. n. 42/2004.

In particolare, coloro che esercitano il commercio di documenti, i titolari delle case d’asta e di vendita e i pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari devono tenere aggiornato ed esibire a richiesta del Soprintendente il registro di cose antiche ed usate (r.d. 18 giugno 1931, n. 773, “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza”, art. 128), compilato secondo le modalità specificate con d.m. 15 maggio 2009, n. 95.
Essi hanno anche l’obbligo di comunicare alla Soprintendenza archivistica l’elenco dei documenti posti in vendita, anteriormente alla vendita stessa (d.lgs. n. 42/2004, art. 63).
È evidente interesse del venditore effettuare la comunicazione con congruo anticipo, in modo da consentire alla Soprintendenza di compiere gli accertamenti necessari e sciogliere ogni eventuale dubbio relativo alla provenienza o commerciabilità dei beni.

I privati proprietari, possessori o detentori di archivi che acquisiscano in qualsiasi modo documenti di presumibile interesse storico hanno l’obbligo di comunicare il fatto alla Soprintendenza archivistica entro 90 giorni dall’acquisizione.

Le descrizioni fornite devono consentire una valutazione dell’interesse e della provenienza dei documenti; pertanto la comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione deve comprendere: descrizione del documento, prezzo di vendita, indicazione della provenienza, documentazione fotografica.

Entro 90 giorni dalla comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione la Soprintendenza può avviare il procedimento di dichiarazione di interesse culturale di archivi, fondi o singoli documenti.

I documenti o archivi per i quali è stato avviato il procedimento di dichiarazione di interesse culturale sono soggetti in via cautelare all’applicazione di tutte le norme di tutela previste dal citato d.lgs. n. 42/2004.

Non possono dunque essere spostati, ceduti, esportati, smembrati ecc
La vendita o il commercio di documenti privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, ovvero per i quali sia stato avviato il procedimento di dichiarazione, sono regolati da particolari norme:
– il soggetto (privato o commerciante) che procede alla vendita di documenti o archivi dichiarati di interesse culturale ha l’obbligo di presentare denuncia alla Soprintendenza entro 30 giorni dall’atto di passaggio di proprietà. – – La denuncia deve necessariamente contenere tutte le informazioni e i dati previsti dall’art. 59 del d.lgs. n. 42/2004, in forma completa e precisa, pena la nullità. (N.B.: Mentre la sopra citata comunicazione di vendita di cui all’art. 63 del d.lgs. n. 42/2004 è necessaria per tutti i documenti, la denuncia di vendita è obbligatoria soltanto per i documenti di cui sia stato dichiarato l’interesse culturale)

Entro 60 giorni dalla denuncia di vendita, lo Stato può esercitare la prelazione sui beni venduti. In caso di denuncia omessa, tardiva o incompleta, il termine per la prelazione diventa di 180 giorni, a partire dal momento in cui la denuncia viene regolarizzata. In pendenza del termine di prelazione, l’atto di alienazione rimane condizionato sospensivamente e all’alienante è vietato consegnare i beni all’acquirente (d.lgs. n. 42/2004, art. 61).

Sempre limitatamente a documenti o archivi dichiarati di interesse, anche qualora siano trascorsi inutilmente i termini per la prelazione, il venditore ha comunque l’obbligo di ottenere l’autorizzazione preventiva della Soprintendenza prima di consegnare il bene.

La Soprintendenza autorizzerà lo spostamento del documento presso l’acquirente soltanto dopo aver accertato l’esistenza dei necessari requisiti di sicurezza della nuova sede di conservazione.
Si ricorda che, ai sensi dell’art. 164 del d.lgs. n. 42/2004, le alienazioni, le convenzioni e tutti gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sopra citate sono giuridicamente nulli.