Comodato
Gli Archivi di Stato possono ricevere in comodato da privati proprietari, previo assenso del competente organo ministeriale, archivi dichiarati al fine di consentirne la fruizione da parte della collettività, qualora si tratti di beni di particolare pregio o che rappresentino significative integrazioni delle collezioni pubbliche e purché la loro custodia presso i pubblici istituti non risulti particolarmente onerosa.

Il comodato non può avere durata inferiore a cinque anni e si intende prorogato tacitamente per un periodo pari a quello convenuto, qualora una delle parti contraenti non abbia comunicato all’altra la disdetta almeno due mesi prima della scadenza del termine. Anche prima della scadenza le parti possono risolvere consensualmente il comodato. 

L’acquisizione è soggetta ad autorizzazione rilasciata dalla Direzione Generale Archivi, su proposta della Soprintendenza archivistica e bibliografica.

La tempistica per il procedimento autorizzativo di comodato è pari a 90 giorni.

Deposito
La Soprintendenza istruisce il procedimento di deposito presso gli Archivi di Stato di archivi di enti pubblici (occorre una deliberazione dell’organo direttivo e l’elenco dei documenti che si intendono depositare).

L’autorizzazione per il deposito viene rilasciata dalla Direzione generale per gli archivi (D.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 44, comma 5), mentre il rapporto è regolato mediante una convenzione tra l’Archivio di Stato e l’ente depositante, che stabilisca gli obblighi e i diritti delle parti.
La tempistica per il procedimento autorizzativo di deposito è pari a 90 giorni.