Ai sensi del Decreto legislativo 22 gennaio 2004 n. 42, articolo 10 comma 3 – b  (Codice dei beni culturali e del paesaggio), gli archivi e i singoli documenti, appartenenti a privati (famiglie, persone, associazioni ed enti di natura privata, imprese, ecc.), che rivestono interesse storico particolarmente importante, sono beni culturali quando sia intervenuta la dichiarazione prevista dall’articolo 13 del suddetto Codice.

La dichiarazione dell’interesse culturale degli archivi e/o singoli documenti accerta la sussistenza, nella cosa che ne forma oggetto, dell’interesse storico particolarmente importante. La dichiarazione non è richiesta per i beni di cui all’articolo 10, comma 2 – b: archivi e singoli documenti dello Stato, delle Regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico, i quali sono considerati dalla legge già beni culturali di per sé.

Tali beni rimangono sottoposti a tutela, ai sensi dell’articolo 13 comma 2 anche qualora i soggetti cui essi appartengono mutino in qualunque modo la loro natura giuridica. Una volta intervenuta tale dichiarazione, gli archivi e i singoli documenti sono beni culturali sottoposti alla normativa di tutela prevista dallo stesso Codice e facenti parte del patrimonio culturale nazionale. Il provvedimento dichiarativo dell’interesse storico particolarmente importante è emanato dal Soprintendente Archivistico competente per territorio (DPCM 2 dicembre 2019, n. 169).

Il privato proprietario, possessore o detentore dell’archivio può opporsi al provvedimento entro trenta giorni dalla notifica della dichiarazione proponendo ricorso amministrativo al Ministero per motivi di legittimità e di merito; può altresì ricorrere in via giurisdizionale entro 60 giorni dalla notifica dell’atto impugnato al TAR, che può intervenire per i soli vizi di legittimità.

Il provvedimento dichiarativo sottopone gli archivi e i singoli documenti alla normativa di tutela prevista dal Codice e assoggetta il privato proprietario, possessore o detentore agli obblighi connessi al regime vincolistico previsto dal Codice dei beni culturali in materia di protezione, conservazione, circolazione e fruizione.

In particolare, il privato è tenuto a garantire la conservazione dell’archivio e a provvedere alla sua inventariazione.
Deve inoltre permettere la consultazione agli studiosi che ne facciano richiesta, tramite il Soprintendente archivistico, ai sensi e nei modi previsti dall’articolo 127.
E’ tenuto a chiedere alla Soprintendenza archivistica competente per territorio, ai sensi dell’articolo 21 del Codice, l’autorizzazione per lo spostamento, il trasferimento ad altre persone giuridiche e lo scarto, nonché per l’esecuzione di qualunque intervento su di esso; rientrano tra tali interventi il riordinamento, l’inventariazione e il restauro, iniziative di valorizzazione (come mostre documentarie) e la riproduzione dei documenti.
Il privato che abbia effettuato interventi conservativi sull’archivio vincolato può essere ammesso a ricevere contributi statali ai sensi degli articoli 34 e 35 del Codice e può usufruire delle agevolazioni tributarie previste dall’articolo 31.