Ai sensi dell’art 21 del D. Leg. 42/2004, lo scarto bibliografico deve sempre essere preventivamente autorizzato dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica competente per territorio.   Procedura per chiedere l’autorizzazione allo scarto bibliografico: Richiesta di autorizzazione  allo scarto di materiale bibliografico e/o multimediale deve essere inviata tramite Pec, completa dei seguenti allegati:

1. Relazione (verbale del direttore o del responsabile della biblioteca) dalla quale emergano le motivazioni che inducono allo scarto e gli obiettivi che si intendono raggiungere, in accordo con il carattere distintivo della biblioteca e delle sue raccolte, nonché la destinazione delle pubblicazioni oggetto di scarto.
2. Elenchi del materiale, possibilmente suddivisi per tipologia, monografie a stampa – multimediali – periodici, proposto per lo scarto da cui si evincano con chiarezza i seguenti dati: autore, titolo, editore, anno di edizione, presenza della copia in polo, in regione e sul territorio nazionale. Per i periodici il fascicolo o l’annata che si intende scartare.

Una volta ricevuta l’autorizzazione, che la Soprintendenza emette entro il termine massimo di 60 giorni, l’Ente provvederà a:

• annullare i timbri di possesso;
• effettuare lo scarico inventariale;
• aggiornare i cataloghi, anche on-line;
• destinare i documenti all’alienazione (gratuita o meno) oppure alla distruzione (macero), dopo aver pubblicato l’elenco del materiale autorizzato allo scarto sul sito istituzionale per un periodo congruo (almeno 90 giorni), in modo da consentire la presentazione di eventuali richieste di cessione da parte di istituzioni pubbliche o private senza fini di lucro;
• darne, infine, comunicazione alla Soprintendenza archivistica e bibliografica della Campania che può così considerare concluso il procedimento.

I criteri per la concessione dell’autorizzazione è di verificare la diffusione e reperibilità  del  documento di  cui  si  propone  lo  scarto, dunque:

• – è necessario individuare almeno 5 localizzazioni negli OPAC italiani, di cui almeno 1 nella regione Campania
• – nel caso di collane o periodici, oltre alla localizzazione deve essere considerata anche la consistenza  della collana o del  periodico in  modo da valutare  l’eventuale integrazione delle raccolte di altre biblioteche regionali;
• – la pubblicazione esaminata non deve essere caratterizzata da elementi che ne attestino l’unicità o la rarità, quali caratteristiche editoriali, di produzione, di provenienza, note di possesso di rilevante interesse (annotazioni, firme, dediche), legatura di pregio;
• – non deve far parte di specifici fondi o raccolte di cui sia importante mantenere l’integrità;
• la data di pubblicazione non deve essere antecedente a70anni;
• – la pubblicazione non deve pervenire da un deposito legale.

Nel caso di pubblicazioni a carattere strumentale o divulgativo, strettamente legato a finalità e utilizzi pratici temporanei dalla funzione informativa esaurita (bollettini, repertori, enciclopedie, ecc…), raccolte librarie per bambini e ragazzi, tipologia di materiale particolarmente soggetta ad usura e simili, lo scarto può essere autorizzato anche in deroga ai requisiti precedentemente esposti.