L’adozione della Carta dei servizi negli istituti del Ministero della cultura si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l’organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti. La Carta deve essere aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento.

I principi
Nello svolgimento della propria attività istituzionale la Soprintendenza archivistica e bibliografica della Campania si ispira ad alcuni “principi fondamentali”, previsti dalla nostra Carta costituzionale o scaturiti dall’appartenenza dell’Italia all’Unione europea; principi ribaditi in atti di diversa natura, come la L. 7 agosto 1990 n. 241 o la Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994, a cui si informano criteri e regole fondamentali per qualunque amministrazione pubblica. Tra questi principi annoveriamo:

• – Trasparenza
  La trasparenza è intesa come accessibilità totale alle informazioni. Le amministrazioni pubbliche devono promuovere la massima trasparenza nella propria organizzazione e nella propria attività. Il rispetto di tale principio è alla base del processo di miglioramento della qualità dei servizi, così come definito dalle delibere CiVIT (in particolare, n. 88/2010 e 3/2012).
• – Uguaglianza e imparzialità
  I servizi sono resi sulla base del principio dell’uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica.
  Questa Soprintendenza si adopererà per rimuovere eventuali inefficienze e promuovere iniziative volte a facilitare l’accesso e la fruizione ai cittadini stranieri, alle persone con disabilità motoria, sensoriale, cognitiva e agli individui svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale.
  Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità.
• – Continuità
  La Soprintendenza garantisce continuità e regolarità nell’erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi.
  – Partecipazione
  L’Istituto promuove l’informazione sulle attività svolte e, nell’operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti, in forma singola o associata.
  – Efficienza ed efficacia
  Il Dirigente e lo staff della Soprintendenza perseguono l’obiettivo del continuo miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionali allo scopo.

Caratteristiche generali
La Soprintendenza archivistica e bibliografica della Campania è un organo periferico del Ministero della  Cultura e ha assunto la propria denominazione in seguito al DM 23.1.2016, n.44, che ha provveduto alla riorganizzazione del ministero stesso. Ciò in attuazione al DL 19.6.2015, n.78, convertito con modifiche dalla L.6.8.2015, n.125, in base alla quale le Soprintendenze archivistiche svolgono le funzioni di tutela, di cui all’art.44 del DPCM 2 dicembre 2019, n.169, anche in materia di beni librari (salvo quanto previsto nelle Regioni a statuto speciale e nelle Province autonome di Trento e Bolzano).
La Soprintendenza archivistica e bibliografica opera sulla base del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 22.1.2004, n.42 e successivi aggiornamenti), e dei regolamenti organizzativi del ministero; l’ultimo è il DPCM 2 dicembre 2019 n.169 “Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo”.
La sua competenza territoriale è estesa a tutta la Campania e i suoi servizi si rivolgono sia ad un pubblico di studiosi e ricercatori, sia a quanti (enti e privati) detengono archivi, documenti, libri rari e di pregio o raccolte librarie.

I Compiti e i Servizi

Funzioni e attività rivolte al patrimonio archivistico
La Soprintendenza, in ambito archivistico, ha come compito primario la tutela e vigilanza, nel territorio regionale, su una grande varietà di complessi documentari di interesse storico, tutti quelli compresi nell’accezione di “non statali” appartenenti a:

1. enti pubblici territoriali (regioni, province, comuni)
2. enti pubblici non territoriali (camere di commercio, università, istituti scolastici, aziende sanitarie locali e aziende ospedaliere, agenzie delle entrate, agenzie regionali per la protezione ambientale, Banca d’Italia, INPS, INAIl, ACI e molti altri)
3. privati, sia persone fisiche e famiglie, sia persone giuridiche (imprese individuali o collettive, fondazioni, partiti politici, sindacati ecc.).
4.  

L’azione dell’Istituto si esplica nelle attività di seguito indicate.

Attività di tutela

• – Individuazione e censimento degli archivi vigilati (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 3, comma 1).
• – Accertamento di archivi privati di particolare interesse storico: il procedimento per la dichiarazione dell’interesse storico particolarmente importante (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 13-14), è di competenza del Soprintendente archivistico e bibliografico.
• – Ispezioni volte ad accertare l’esistenza e lo stato di conservazione o custodia dei beni culturali (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 19); tale attività può essere svolta con la collaborazione di ispettori onorari (DPR 30 settembre. 1963, n. 1409, art. 44)
• – Azioni di tutela volte al recupero sia di documenti appartenenti allo Stato che si trovino fuori dagli Archivi di Stato, sia di documenti di proprietà di enti pubblici che si trovino in possesso altrui (legge archivistica DPR 30 settembre. 1963, n. 1409, artt. 19-20).
•  

Attività di protezione e conservazione

• – Autorizzazione allo scarto dei documenti degli archivi degli enti pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera d).
• – Autorizzazione allo spostamento, anche temporaneo, degli archivi storici degli enti pubblici e dei privati (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera b); lo spostamento degli archivi correnti degli enti pubblici non è soggetto ad autorizzazione, ma comporta l’obbligo di comunicazione alla Soprintendenza (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 2).
• – Autorizzazione al trasferimento ad altre persone giuridiche di documentazione di archivi pubblici e di archivi privati dichiarati di interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera e): in questa fattispecie sono configurati l’outsourcing e il trasferimento di archivi informatici.
• – Autorizzazione all’esecuzione di opere e lavori di qualunque genere sugli archivi vigilati (ad esempio lavori di restauro, digitalizzazione, ordinamento e inventariazione); l’autorizzazione è resa su progetto o, qualora sufficiente, su descrizione tecnica dell’intervento (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, commi 4 e 5). Nel caso di assoluta urgenza possono essere effettuati interventi provvisori indispensabili, purché ne sia data immediata comunicazione alla Soprintendenza, alla quale saranno tempestivamente inviati i progetti degli interventi definitivi per la necessaria autorizzazione (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 27).
• – Certificazione, ai fini della detraibilità dalle imposte dirette e della deducibilità dal reddito di impresa, del carattere necessario e della congruità delle spese per interventi conservativi (restauro, ordinamento, inventariazione) sostenuti dai privati proprietari, possessori e detentori di archivi dichiarati di interesse culturale. L’accertamento della congruità delle spese è effettuato d’intesa con il competente ufficio dell’Agenzia del territorio (DPR 22 dic. 1986, n. 917, modificato dal d.lgs. 12 dic. 2003, n. 344, artt. 15, comma 1, lettera g, e 100, comma 2, lettera e).
• – Vigilanza sull’ottemperanza degli obblighi conservativi e di fruibilità degli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante (d. lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 30, comma 4 e art. 127, comma 1), con facoltà attribuita al Soprintendente di imporre interventi conservativi (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 32 e 33).
• – Vigilanza sull’ottemperanza degli obblighi conservativi e di fruibilità imposti ai soggetti pubblici cui appartengono gli archivi (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 30 comma 4, e art. 127, comma 1). In particolare per gli enti pubblici obbligo della costituzione delle sezioni separate d’archivio (DPR 30 settembre. 1963, n. 1409, art. 31, lettera e; d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 30, comma 4). In caso di inadempienza la costituzione della sezione separata può essere ingiunta, oppure può essere disposto il deposito coattivo, negli Archivi di Stato competenti, della parte di archivio che avrebbe dovuto costituire la sezione separata (d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 43, comma 1-bis).
• – Valutazione sull’ammissibilità ai contributi statali previsti per gli interventi di restauro e altri interventi conservativi eseguiti volontariamente dai privati a seguito di autorizzazione; i contributi sono concessi a lavori ultimati e collaudati (d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, artt. 31, 35-36).
• – Predisposizione dell’istruttoria per la consegna di archivi e singoli documenti agli Archivi di Stato da parte di privati a titolo di comodato (d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 44, commi 1-2-3-4), e da parte di enti pubblici a titolo di deposito (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 44, comma 5).
• – Autorizzazione allo smembramento di collezioni(d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera c).
• – Predisposizione dell’istruttoria per la donazione di archivi o singoli documenti da parte di privati agli Archivi di Stato (d.m. 13 giu. 1994, n. 495 e successive modificazioni).
• – Autorizzazione al prestito per mostre ed esposizioni di documenti appartenenti allo Stato, alle regioni, agli altri enti pubblici territoriali e ogni altro ente e istituto pubblico, nonché ad archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 48, comma 1, lettera d). La competenza del Soprintendente archivistico e bibliografico è circoscritta alle mostre sul territorio nazionale, mentre per le mostre all’estero l’autorizzazione è rilasciata dalla Direzione generale per gli archivi (d.m. 6 lug. 2010, n. 250, pubblicato in G.U. 26 nov. 2010, n. 277).
•  

Attività di controllo sui trasferimenti di proprietà o detenzione di beni archivistici

• – Accoglimento della denuncia di trasferimento, a qualsiasi titolo oneroso o gratuito (vendita, successione, donazione) della proprietà o detenzione di archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante; la denuncia è presentata, a seconda dei casi, dall’alienante o dall’acquirente o dall’erede o dal legatario, e il soprintendente istruisce il procedimento per l’eventuale acquisto in via di prelazione da parte del Ministero (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 59-62).
• – Attività di controllo sul commercio di documenti che abbiano interesse storico: tutti coloro che esercitano il commercio antiquario, come pure i soggetti privati che acquisiscano documenti aventi interesse storico, devono darne comunicazione al Soprintendente il quale può avviare il procedimento per la dichiarazione di interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 63), e successivamente per l’esercizio del diritto di prelazione.
•  

Attività di controllo sulla circolazione internazionale (uscita e ingresso definitivo o temporaneo)
Al Soprintendente sono attribuite competenze in materia di esportazione nel caso di:

• – uscita temporanea per manifestazioni, mostre o esposizioni dei documenti dello Stato, degli enti pubblici territoriali e non territoriali, dei privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante o che comunque presentino interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 66)
• – uscita definitiva degli archivi e singoli documenti appartenenti a privati che presentino interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 68);
• – importazione o spedizione in Italia di beni archivistici (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 72).
•  

Attività in merito alla consultabilità della documentazione

• – Autorizzazione agli studiosi che ne facciano richiesta di consultare documentazione presso archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 127, comma 1).
• – Comunicazione al Ministero dell’interno sull’esistenza di documenti riservati negli archivi storici degli enti pubblici e negli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante ai fini dell’emanazione dei provvedimenti declaratori di riservatezza (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 125 e 127, comma 2).
• – Concessione del parere per la consultazione di documenti di carattere riservato conservati negli archivi storici degli enti pubblici (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 123, comma 3), e negli archivi privati utilizzati per scopi storici anche se non dichiarati di interesse storico particolarmente importante (art. 127, comma 3); l’autorizzazione è rilasciata dal Ministero dell’interno (art. 123, commi 1 e 2).
•  

Funzioni e attività rivolte al patrimonio bibliografico
L’Istituto a seguito dell’emanazione del DM 23.1.2016, n. 44, svolge compiti di tutela e vigilanza anche nei confronti del patrimonio bibliografico non statale dislocato sul territorio regionale, e ha perciò assunto la denominazione di Soprintendenza archivistica e bibliografica della campania.

La sua azione si esplica nelle attività sotto indicate.

Attività di tutela

• – Accertamento e dichiarazione dell’interesse culturale di manoscritti, autografi, carteggi, incunaboli, raccolte librarie nonchè libri, stampe, incisioni non appartenenti allo Stato; nella fattispecie deve essere accertato l’eccezionale interesse culturale per le raccolte librarie (art.10, c.3 del d.lgs. 42/2004 “Codice dei beni culturali e del paesaggio”) e il carattere di rarità e di pregio per i manoscritti, gli autografi, i carteggi, gli incunaboli, nonchè i libri, le stampe, le incisioni con relative matrici, le carte geografiche, gli spartiti musicali, le fotografie, con relativi negativi e matrici, le pellicole cinematografiche e i supporti audiovisivi in generale (art.10, c. 4 del d.lgs 42/2004).
• – Disposizione di ispezioni volte ad accertare lo stato di conservazione e di custodia dei beni librari (art. 19, del d.lgs. 42/2004).
• – Autorizzazione allo spostamento, anche temporaneo, dei beni bibliografici (art. 21, c. 1, lettera b, d.lgs 42/2004).
• – Autorizzazione allo scarto dei beni librari (art. 21, c. 1, lettera c, d.lgs. 42/2004).
• – Formulazione di proposte per l’esercizio del diritto di prelazione (art.60 e ss. del d.lgs. 42/2004).
• – Dichiarazione di bene culturale, su proposta degli Uffici Esportazione (art.14, d. lgs.42/2004), in conseguenza del diniego all’esportazione.
• – Rilascio dell’autorizzazione preventiva al trasferimento in occasioni di mostre e manifestazioni nel territorio nazionale (art. 48, d.lgs. 42/2004).
• – Proposta della custodia coattiva dei beni librari di cui è stato verificato il rischio di dispersione o di distruzione.
• – Adozione di misure urgenti per il salvataggio e recupero del patrimonio bibliografico in caso di calamità naturali.
• – Verifica dell’idoneità delle sedi, attrezzature e impianti destinati alla conservazione di raccolte pubbliche o private dichiarate di eccezionale interesse.
• – Autorizzazione su presentazione di progetto per l’esecuzione di opere e lavori di qualunque genere su beni librari (art. 21, d.lgs. 42/2004).
• – Rilascio di autorizzazioni derivanti da denunciadi trasferimento di proprietà o di detenzione di beni (artt.21 e 29, d.lgs. 42/2004).
• – Collaborazione con i Nuclei Carabinieri Tutela Patrimonio Culturale.
• – Effettuazione di controlli sul commercio antiquario, in occasione di aste, mostre mercato, mercatini di antiquariato (art.63, d.lgs. 42/2004).
•  

Attività di controllo sulla libera circolazione e sulla esportazione
La Soprintendenza collabora con l’Ufficio Esportazione, istituito presso la Soprintendenza archeologia belle arti e paesaggio, per lo svolgimento delle funzioni di seguito riportate connesse alla libera circolazione e all’esportazione dei beni librari non statali:

• – Espletamento delle procedure connesse al rilascio dell’autorizzazione preventiva altrasferimento e all’esportazione temporanea di beni librari in occasione di mostre e manifestazioni culturali fuori dal territorio della Repubblica (art. 66 del d.lgs. 42/2004).
• – Espletamento delle pratiche perl’importazione temporanea nel caso di opere provenienti dall’estero.
• – Procedure connesse al rilascio di autorizzazione e certificazione dispedizione/importazione temporanea.
• – Procedure connesse al rilascio di autorizzazioni e conseguenti attestati di libera circolazione per l’uscita definitiva dal territorio della Repubblica (art.78, d.lgs. 42/2004).
• – Facoltà di proposta al Ministero per l’acquisto coattivo dei beni librari per i quali è stato richiesto l’attestato di libera circolazione (art. 70, d.lgs. 42/2004).
• – Rilascio della licenza di esportazione in caso di esportazione fuori dal territorio della U.E. (art. 74, d.lgs. 42/2004).
•  

Altri servizi resi dalla Soprintendenza

• – Fornisce informazioni sull’esistenza, consistenza e modalità di accesso degli archivi pubblici e privati della Campania e dei beni bibliografici non statali dei quali l’Ufficio sia a conoscenza.
• – Offre consulenze specifiche sul patrimonio archivistico e bibliografico vigilato.
• – Consulenze per lavori di riordino, di inventariazione, di catalogazione e digitalizzazione.
• – Consulenze nel restauro di documenti e di materiale bibliografico.
• – Consulenza in merito ai metodi di conservazione, ordinamento e inventariazione degli archivi sia storici che correnti. Per quanto riguarda in particolare gli archivi correnti degli enti pubblici territoriali e non, consulenza in merito all’attivazione del protocollo elettronico, alla predisposizione dei piani di classificazione e dei piani di conservazione documentale (d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 68), nonché alla redazione dei manuali di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi (d.p.c.m. 169/ 2019, art. 44 comma 2 lettera h).
• – Fornisce assistenza agli studiosi che facciano richiesta di consultare, presso la sede della Soprintendenza, gli strumenti di corredo relativi agli archivi vigilati.
•  

Biblioteca dell’istituto
La biblioteca è consultabile su richiesta esclusivamente dal personale interno.

Consultazione dell’archivio storico della Soprintendenza
L’archivio storico della Soprintendenza è consultabile ai sensi degli artt.122-126 del D.Lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio) previo appuntamento con i funzionari responsabili della tipologia di archivio o della provincia interessate. Ai fini di assicurare un più efficiente servizio, si consiglia di prendere appuntamento con il funzionario responsabile della tipologia di archivio o della provincia interessate.

Iniziative di valorizzazione
La Soprintendenza organizza eventi culturali di diverso genere (conferenze, mostre, incontri, seminari, ecc.) nella propria e in altre sedi, dando comunicazione nell’apposita sezione del sito web istituzionale.

 Didattica
La Soprintendenza organizza presso la propria o in altre sedi corsi di formazione rivolti ad archivisti ed operatori d’archivio; collabora con altre istituzioni educative della regione (Scuole di archivistica, paleografia e diplomatica, Università ecc.) nell’erogazione di insegnamenti di archivistica, con particolare riferimento alla gestione degli archivi correnti e storici degli enti pubblici.

Rapporto di collaborazione
La Soprintendenza archivistica e bibliografica della Campania pratica ampie forme di collaborazione, condivisione e intesa con amministrazioni pubbliche, associazioni professionali e culturali, istituzioni private della regione al fine di promuovere la tutela, la promozione della conoscenza e la valorizzazione del patrimonio archivistico regionale.

Obiettivi di miglioramento dei servizi
Compatibilmente con le risorse finanziarie assegnatele, la Soprintendenza archivistica e bibliografica promuove di propria iniziativa o in accordo con altri enti e istituzioni progetti di censimento, riordinamento ed inventariazione, nonché di restauro e digitalizzazione di archivi pubblici e privati della regione. Nell’ottica del miglioramento della qualità dei propri servizi al pubblico la Soprintendenza intende arricchire costantemente le sezioni del proprio sito web. Intende incrementare la pubblicazione dei dati nel sistema SIUSA e sta procedendo alla reingegnerizzazione del Repertorio delle dichiarazioni di interesse culturale.