Lo scarto d’archivio è l’operazione mediante la quale si provvede all’eliminazione dei documenti che hanno esaurito la loro validità giuridico-amministrativa e che, nello stesso tempo, si ritengono privi di interesse quali fonti per la ricostruzione storica.

La periodica eliminazione di tali documenti è funzionale a una ordinata gestione dell’archivio e permette di garantire la conservazione ottimale di quanto si ritiene investito di valore permanente.
Lo scarto costituisce inoltre il risultato di un’operazione di notevole rilevanza culturale, ovvero la selezione di quelle fonti documentarie che la nostra epoca ritiene di tramandare alle generazioni future per consentire una migliore conoscenza di sé.

Per una pratica ordinata dello scarto, ogni soggetto di natura pubblica si deve dotare di uno strumento operativo denominato “Piano di conservazione” o anche “Massimario di selezione e scarto”, come disposto dall’art. 68 del d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”.

Il Piano di conservazione, redatto in stretta relazione con il Titolario di classificazione, riporta, accanto alle singole tipologie documentarie prodotte da ciascun ente nel corso della propria attività, i relativi tempi di conservazione.
La funzione dello strumento è di stabilire dei criteri il più possibile condivisi da applicare durante la fase di individuazione dei documenti da eliminare, evitando così il rischio di scelte incoerenti e arbitrarie.

Considerato che la valutazione della documentazione da scartare è un’operazione dagli effetti irreversibili, essa deve essere ispirata a criteri di massima prudenza e prevedere l’intervento di personale dotato di solide competenze archivistiche.

Per la consultazione dei Piani di conservazione e massimari di scarto si veda la sezione dedicata:

Piani di conservazione e massimari

Procedura per chiedere l’autorizzazione allo scarto di documenti d’archivio:

La richiesta di autorizzazione allo scarto deve essere inviata tramite Pec, completa dei seguenti allegati:

1. Elenco dei materiali che si intende proporre per lo scarto utilizzando il modulo scaricabile da questa pagina, da compilare in ogni sua parte, e trasmettere in formato pdf;
2. nota dirigenziale autorizzativa.

L’autorizzazione allo scarto, totale o parziale, sarà inviata entro 60 giorni dalla ricezione della richiesta.

Per Comuni, Istituti scolastici, Agenzie del Demanio e Camere di Commercio della Regione Campania è operativo un applicativo gratuito che consente di compilare proposte di scarto in modo semplice e corretto.

Questa la pagina da cui eseguire l’accesso e trovare tutte le informazioni:

ScartUP

Per chiarimenti:

081.0106151
sab-cam.urp@cultura.gov.it