“Lo spostamento, anche temporaneo dei beni culturali mobili” compresi gli archivi storici e di deposito è soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42,art. 21, c. 1, lettera b).

Anche “Il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi di privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell’articolo 13”, sia che comporti o non comporti uno spostamento, rientra tra gli interventi soggetti ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera e).

La disposizione si applica anche per l’affidamento a terzi dell’archivio (outsourcing), ai sensi del d.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21,c. 1, lettera e al trasferimento di archivi informatici ad altri soggetti giuridici, nell’ottica della conservazione permanente sia del documento sia del contesto archivistico.

Lo spostamento degli archivi correnti non è soggetto ad autorizzazione, ma deve essere comunicato alla Soprintendenza per consentirle la funzione di vigilanza sul bene.

Quando lo spostamento avviene in seguito al trasferimento di dimora o di sede del detentore dell’archivio, deve essere denunciato preventivamente e il Soprintendente può prescrivere misure conservative a tutela del bene (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 2).

Nella richiesta di autorizzazione dovranno essere  indicati i motivi e le modalità dello spostamento e il luogo di destinazione dei beni, allegando le piante dei locali destinati all’archivio o alla biblioteca, gli elaborati grafici e ogni certificazione relativa agli impianti presenti, in particolare di rilevazione dei fumi e di spegnimento degli incendi o i progetti, nel caso di impianti da realizzare.

Le operazioni di trasferimento devono essere affidate ad una ditta specializzata di cui dovranno essere trasmessi gli estremi.

Il Soprintendente emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento dell’archivio entro 180 giorni dalla data di ricezione della richiesta.